Wegens afwezigheid zijn ben ik deze week niet aanwezig

Donderdag 23 december, voor veel mensen voorlopig even de laatste werkdag. De laatste weken zijn vaak vol hectiek en dan ben je maar al te blij dat je daarna vrij bent. Nog even een paar mails verzenden en je bent er klaar voor. En wat is het aller, aller, allerlaatste wat je doet voordat je vakantie gaat vieren? Het instellen van een out of office. En dáár wordt het leuk!

Want sinds 2019, het jaar dat ik bij BEECKK begon, heb ik een fascinatie voor de out of office, ook wel bekend onder de naam automatisch antwoord of de afwezigheidsassistent. Eén ding is mij opgevallen afgelopen drie jaar: er staat heel vaak een fout in het bericht. Daar is een logische verklaring voor, want het is je allerlaatste handeling voordat je vrij bent. Met één been sta je al in het vliegtuig, je bent al uitgelogd, er staat al een biertje naast je en dan bedenk je: ‘shit, ik moet dat ding nog aanzetten’. Gehaast deel je de wereld mede dat je er even niet bent, en daarna kun je met een gerust hart op vakantie. Alleen jammer dat je twee weken lang een foutief bericht rondstuurt. Ik deel graag mijn (geanonimiseerde) verzameling met jullie!

We hebben de klassiekers met taalfouten:

-‘Ik heb met verlof’
-‘Ik heb 23-04-2021 t/m 27-04-2021 niet aanwezig.’
-‘Ik ben afwezig van 24 mei tot en met 14 juni. Uw mail word niet doorgestuurd’
-‘Wegens afwezigheid zijn ben ik deze week niet aanwezig.’

Ook de verkeerde datum komt vaak voor:

-‘Ik ben tot 5 maart afwezig’ (verzonden op 9 augustus)
-‘Ik ben 3 oktober afwezig’ (verzonden op 5 oktober)
-‘Ik ben tot en met 31 november afwezig’ (datum bestaat niet)
-‘Vakantie van 22 juli tot maandag 30 augustus 2031’ (da’s wel heel lang)

Soms moet je bij jezelf nadenken: moet ik wel een automatisch antwoord instellen? Het is best oké om niet altijd bereikbaar te zijn namelijk.

-‘Vandaag ben ik veel in overleg, ik reageer pas na 14:00u op uw mail.’ (ontvangen om 11.00u).
-‘Ik werk zoveel mogelijk vanuit huis. Ik zal met name in de middag het beste bereikbaar zijn en uw mails beantwoorden.’

En af en toe voel je je gewoon aangevallen door een automatische reactie. Men zal het vast niet zo bedoelen, maar een out of office kan soms erg passief agressief zijn.

-‘E-mail wordt niet gelezen, voicemail niet afgeluisterd en Teams wordt niet bekeken. Werkgerelateerde appjes moeten ook even op een reactie wachten.’
-‘Mocht je eerder een antwoord nodig hebben dan zul je iemand anders moeten aanspreken.’
-‘Ik ben aan het genieten van een welverdiende vakantie, ik wil u adviseren hetzelfde te doen’
-‘U heeft mij een email gestuurd in CC. Deze mails lees ik hoogstens 1x per week. Mocht u mij nodig hebben, moet u een mail direct aan mij sturen.’

Naast de blunders, de onnodige berichten en de passief agressieve wil ik ook graag even aandacht voor een andere categorie: de ‘teveel-informatie-out-of-office’. Als ik een automatisch antwoord krijg wil ik weten wanneer je terug bent, ik wil niet weten wat je gaat doen of hoe je je daar bij voelt. Alleen soms krijg je een half essay terug. Deze voorbeelden kan ik helaas niet anoniem delen, maar zie het als een tip. Hou het kort!

En ik? Ik ben heel blij dat ik een deel van de kerstvakantie doorwerk, kan ik ook geen fout maken in de out of office. Ik ga lekker een begin maken aan mijn nieuwe verzameling door mensen te mailen. Krijg je zelf wat leuks binnen? Stuur gerust door!